Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии — как оформить с чеками и правильно провести?

Специалист YellowHub · 16.09.2026 ✓ Лучший ответ

Авансовый отчёт в 1С закрывает расчёты с подотчётным лицом по счёту 71: в нём одновременно указывается, что было выдано и на что потрачено.
1. Где создать. Раздел «Банк и касса» — «Авансовые отчёты». Укажите сотрудника, организацию и дату — отчёт датируется днём, когда сотрудник его сдал.
2. Вкладка «Авансы». Здесь выбираются документы выдачи денег: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта на карту. Если сотрудник потратил свои деньги и выдачи не было — вкладку оставьте пустой, отчёт покажет перерасход, который затем возмещается отдельной выплатой.
3. Вкладка «Товары» — купленные материалы и товары, они приходуются на склад. «Прочее» — услуги и расходы: такси, связь, почта; здесь выбирается счёт затрат. «Оплата» — если сотрудник рассчитался с поставщиком от имени организации.
4. Чеки. Прикрепите сканы через присоединённые файлы документа — так их увидит проверяющий. НДС по обычному кассовому чеку к вычету не принимается без счёта-фактуры; для командировочных расходов на проезд и проживание есть исключение, если НДС выделен в билете или документе гостиницы.
5. Остаток и перерасход. Неизрасходованный аванс сотрудник возвращает — оформляется приходный кассовый ордер. Перерасход выплачивается расходным ордером или переводом. После всех документов сальдо по сотруднику на счёте 71 должно быть нулевым — проверьте оборотно-сальдовой ведомостью.
Если авансовых отчётов много и сотрудники присылают чеки фотографиями, есть смысл автоматизировать загрузку чеков — это уже доработка, которую делает программист 1С.