Отрицательные остатки на складе в 1С — откуда берутся и как убрать?

Минус на складе значит, что расход провели раньше прихода или больше прихода. Найдите документ, который увёл остаток в минус, и исправляйте причину, а не цифру.

Откуда берутся отрицательные остатки

• Продажа или перемещение проведены раньше поступления: приход оформили задним числом или ещё не оформили вовсе.
• Пересорт: продали одну характеристику или серию товара, а приходовали другую.
• Дубль номенклатуры: одна позиция заведена дважды — приход на одну карточку, расход на другую.
• Путаница с единицами измерения: приходовали упаковками, списывали штуками.
• После исправлений задним числом документы не перепровели по порядку.
• Контроль остатков выключен — программа позволяет провести расход, когда товара нет.

Как найти документ, который увёл остаток в минус

1. В УТ 11 сформируйте «Ведомость по товарам на складах» по проблемной позиции за период и включите детализацию по документам-регистраторам.
2. Найдите первую строку, где конечный остаток ушёл ниже нуля: документ в этой строке и есть «виновник».
3. В 1С:Бухгалтерии то же самое показывает оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (10, 43) с разворотом по номенклатуре и складам, а карточка счёта — по документам.

Как убрать отрицательные остатки

По каждой минусовой позиции выберите подходящий способ:

1. Не хватает прихода — оформите поступление той датой, когда товар реально пришёл.
2. Документы проведены не по порядку — перепроведите их в хронологическом порядке. В УТ 11 для этого есть «Групповое перепроведение документов» в разделе корректировки данных, в 1С:Бухгалтерии — групповое перепроведение в разделе «Операции».
3. Пересорт — оформите в УТ 11 документ «Пересортица товаров», чтобы перевести остаток на правильную позицию.
4. Дубль номенклатуры — объедините карточки обработкой «Поиск и удаление дублей», история закупок и продаж перейдёт к оригиналу.
5. Ничего не подходит, а товар физически есть — проведите инвентаризацию по проблемным позициям: в УТ 11 «Пересчёт товаров», затем «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».

Если просто оприходовать «до нуля» сегодняшней датой, остаток сойдётся, но себестоимость продаж за прошлые периоды останется неверной.

Как запретить продажу в минус

• В УТ 11 включите контроль остатков в настройках раздела «Склад и доставка» — документ расхода не проведётся, если товара нет на складе.
• В 1С:Бухгалтерии снимите флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта» («Администрирование → Проведение документов»).

Включайте контроль после того, как текущие минусы убраны: иначе при перепроведении старые документы перестанут проводиться.

Частые вопросы

Минус в отчёте есть, а продажи проходят. Контроль остатков выключен — или проверяется другой остаток: в УТ 11 склад и организация учитываются отдельно, товар может лежать на складе, но числиться за другой организацией.
Минус исчез сам. Кто-то провёл приход задним числом, и остаток на дату продажи восстановился. Себестоимость при этом стоит пересчитать закрытием месяца.
Минус только внутри дня, а на конец дня — ноль. Продажа прошла раньше прихода по времени документа. Поставьте поступлению время раньше продажи.

Если минусов десятки и причина неочевидна — обмены, несколько организаций, серии, — разбор лучше поручить специалисту по УТ: он найдёт системную причину, а не только закроет текущие минусы.