Счёт-фактура не попал в книгу покупок в 1С — почему и как исправить

В книгу покупок 1С:Бухгалтерии попадает не поступление, а вычет НДС: запись появляется, только когда счёт-фактура зарегистрирован и вычет по нему заявлен — флажком в счёте-фактуре или регламентным документом «Формирование записей книги покупок». Если поставщика нет в книге, причина почти всегда на одном из этих шагов.

Как запись попадает в книгу покупок

1. Поступление проведено, НДС лёг на счёт 19.
2. Внизу поступления зарегистрирован счёт-фактура полученный — с номером и датой поставщика.
3. Вычет заявлен: в счёте-фактуре стоит флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» либо в конце квартала проведено «Формирование записей книги покупок».

Без третьего шага НДС остаётся на 19 счёте, а книга покупок пустая.

Частые причины, почему счёта-фактуры нет в книге

• Флажок вычета не стоит, а «Формирование записей книги покупок» в квартале не делали.
• Дата получения — следующий квартал. Запись попадёт в книгу того квартала, когда счёт-фактура получен.
• Поставщик без НДС. В поступлении ставка «Без НДС» — вычитать нечего, и это правильно.
• Счёт-фактура не зарегистрирован — внизу поступления только ссылка на ввод счёта-фактуры.
• Отбор отчёта. Книга сформирована не по той организации или за другой период.
• НДС распределяется. Если часть операций не облагается НДС, вычет делается после распределения — до него записи нет.

Как найти пропавшие записи

1. Откройте Отчёты → Отчётность по НДС → «Помощник по учёту НДС» и пройдите шаги квартала: видно, какие регламентные документы не сделаны.
2. Сформируйте ОСВ по счёту 19 на конец квартала. Остаток — это НДС, который не попал в вычет; разверните его по контрагентам и документам.
3. По каждому документу из остатка проверьте три шага из первого раздела.

Как исправить

• Квартал ещё не сдан — поставьте флажок или проведите «Формирование записей книги покупок», затем переформируйте книгу и декларацию.
• Декларация уже сдана — вычет можно заявить в более позднем квартале, в пределах трёх лет, либо подать уточнённую декларацию с дополнительным листом книги покупок. Что выбрать, решает главбух: уточнёнка привлекает внимание инспекции.

Частые вопросы

Запись в книге есть, но сумма не та. Сравните сумму НДС в счёте-фактуре полученном и в поступлении: после ручной правки они расходятся.
Счёт-фактура пришёл по ЭДО — его тоже регистрировать? Входящий документ из 1С-ЭДО при загрузке создаёт поступление и счёт-фактуру сам, но флажок вычета всё равно проверьте.
Запись в книге покупок задвоилась. Обычно это два счёта-фактуры на одно поступление или вычет, заявленный и флажком, и регламентным документом.

Если остаток на 19 счёте большой и копится не первый квартал — лучше отдать разбор специалисту до сдачи декларации, чем исправлять уточнёнками после.