Как списать товар в 1С: порча, истёкший срок, недостача

Списать товар в 1С — задача на две минуты; доказать списание — задача на документы. Налоговики оспаривают не проводку, а её обоснование: без акта, причин и, для недостачи, инвентаризации расходы снимают, а НДС пытаются доначислить. Ниже — разбор по причинам и документы в программе.

Причина определяет оформление

• Испорченный/истёкший товар. Акт комиссии с описанием количества и причин, при необходимости — заключения (ветеринарный, санитарный), объяснительная материально ответственного лица. Реализации нет — НДС не начисляется, ранее принятый вычет, по позиции Минфина, не восстанавливается.
• Недостача. Только по результатам инвентаризации: инвентаризационная опись, сличительная ведомость, виновник или документы о его отсутствии (например, отказ из полиции). Внутри норм естественной убыли — в расходы; сверх норм — на виновника либо в невосполняемые потери.
• Пересортица. Разница оформляется как списание одного и оприходование другого; злоупотребление ею — типовой маркер проверок.

Как это выглядит в 1С

• Документ «Требование-накладная» (Операции → Товары, прочее) с видом «Списание»: Дт 44 (торговля) / 20 / 26 — Кт 41.
• По итогам инвентаризации — «Результат инвентаризации»/«Списание недостач» из того же раздела: программа проведёт и по бухгалтерии, и по налоговому учёту раздельно.
• В «Рознице» и «УТ» есть собственные документы списания с указанием причины — оттуда проводки в БП приходят обменом.
• Себестоимость подтягивается по методу учётной политики (средняя/ФИФО); суммы сверяйте ОСВ по счёту 41.

НДС и налог на прибыль

Порча — не реализация: НДС с неё не начисляется, но убедитесь, что сумма списания в расходах по прибыли подтверждена актом (ст. 265, косвенные/внереализационные — зависит от причины). Товары с истёкшим сроком имеют право на списание с момента окончания срока, а не в удобном квартале — датировка акта важна.

Частые вопросы

Можно ли списать задним числом? Документами текущего периода с корректной датой факта — да; «переписывать» закрытые кварталы задним актом нельзя, это и спор с инспекцией, и риск искажения отчётности.
Утилизируем сами или отдаём? При передаче на утилизацию нужен акт приёма-передачи подрядчику — иначе непонятно, куда делся товар.

Если списания регулярные и большие, порядок (нормы убыли, состав комиссии, документы под причинный код расходов) стоит один раз описать в учётной политике со специалистом — проверок это снимает почти всех вопросов.