Приём на работу в 1С:ЗУП — пошаговое оформление и что не забыть

В 1С:ЗУП приём оформляется одним мастером — «Приём на работу»: он последовательно создаёт личную карточку, трудовой договор и приказ, а дальше программа сама готовит отчётность. Сроки важнее самой бумажной волокиты: за просрочку уведомления в СФР штрафуют, и первый ваш приём попадёт именно под этот срок.

Три шага в ЗУП

1. Личная карточка (сотрудник): данные паспорта, СНИЛС, ИНН, реквизиты для выплаты, сведения о военном учёте.
2. Трудовой договор: дата начала, должность и подразделение, условия оплаты (оклад/ставка), график работы, испытательный срок, продолжительность отпуска.
3. Приказ по шаблону Т-1 — формируется из договора, печать и подпись сотрудника.

Что проверить до первого расчёта

• Ставка в договоре совпадает с приказом и штатным расписанием: расхождение всплывёт в зарплате.
• Испытательный срок: дата его окончания программа использует для уведомлений — при увольнении по итогам нужна своя процедура.
• Способ получения зарплаты (на карту банка или наличными с кассы) — от него зависят реестры и платёжные ведомости.
• Налоговые вычеты на детей — иначе НДФЛ удержите больше, чем нужно, и придётся делать перерасчёт задним числом.

Обязанность вне 1С: ЕФС-1

Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) подаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. В ЗУП событие «Приём» формируется автоматически, отправка — раздел «Отчётность, справки». Пропущенный день — штраф на должностное лицо, а систематические пропуски заметны по первому же месяцу.

Типичные ошибки первого приёма

• Сотрудник принят «сегодня», а договор задним числом оформляется в конце месяца — доначисления, споры и вопросы трудовой инспекции.
• Совместительство оформлено как основное место: двойная отчётность и неверный стаж.
• Удалённого работника оформляют без отметки о дистанционной работе в договоре.

Частые вопросы

Электронная трудовая книжка? Бумажные не заводят с 2021-го, сведения уходят в СФР через ЕФС-1 — ЗУП это делает сам.
Директор — тоже сотрудник? Приём оформляется по общему правилу, и ЕФС-1 на него тоже подаётся; зарплата «нулевая» не отменяет отчётность.

Если оформляете первый штат и хотите пройти без ошибок — специалист на YellowHub настроит кадровый учёт и отчётность под ваши сроки.