В ЗУП изменили оклад задним числом — как правильно пересчитать зарплату и НДФЛ?

Оформите новый кадровый документ с датой изменения оклада в прошлом — ЗУП сам зарегистрирует перерасчёт и доначислит разницу в ближайшем начислении зарплаты.

Каким документом оформить повышение оклада задним числом

• «Изменение оплаты труда» — если меняется только оклад или надбавки.
• «Кадровый перевод» — если вместе с окладом меняется должность или подразделение.
• «Изменение плановых начислений» — если оклад меняется сразу многим сотрудникам.

Дата документа — сегодняшняя, а дата изменения (с какого числа действует новый оклад) — реальная, даже если это прошлый месяц.

Как ЗУП пересчитывает зарплату

1. При проведении документа ЗУП видит, что за часть уже рассчитанного периода действовал другой оклад, и регистрирует перерасчёт.
2. В ближайшем «Начислении зарплаты и взносов» разница появится на вкладке доначислений и перерасчётов — отдельными строками с указанием месяца, к которому она относится.
3. Если оклад изменили в текущем, ещё не рассчитанном месяце, просто пересчитайте начисление — новый оклад подхватится с нужной даты.
4. Аванс уже выплачен по старому окладу — ничего исправлять не нужно: разница войдёт в расчёт за вторую половину месяца.

Что будет с НДФЛ

НДФЛ с доплаты ЗУП рассчитает в том же начислении и удержит при ближайшей выплате. С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому доплата попадёт в 6-НДФЛ за период, в котором её выплатили, — уточнённый расчёт за прошлый период из-за неё не нужен.

Если затронуты отпуск или премии

Если с даты нового оклада сотрудник уже был в отпуске или получал премию, которая считается от оклада, ЗУП зарегистрирует перерасчёт и по ним. Перед начислением зарплаты просмотрите, что именно попало в перерасчёт, чтобы не было сюрпризов в сумме к выплате.

Чего не делать

• Не правьте задним числом уже проведённый кадровый документ, по которому были расчёты: правка старого документа рвёт историю и даёт расхождения ЗУП с бухгалтерией и 6-НДФЛ. Новый документ с правильной датой изменения — всегда чище.
• Не исправляйте уже выплаченные ведомости.
• Не начисляйте разницу вручную разовой премией, если кадровый документ уже введён: перерасчёт и так её начислит, и доплата задвоится.

Частые вопросы

Где увидеть, сколько доначислено? В документе начисления зарплаты — на вкладке доначислений и перерасчётов, а сотруднику — в расчётном листке отдельной строкой.
Оклад повысили на три месяца назад — тоже автоматически? Да, механизм тот же: перерасчёт зарегистрируется за каждый затронутый месяц.
Перерасчёт не появился. Проверьте дату изменения в документе: если она совпадает с датой документа (сегодня), ЗУП не видит изменения в прошлом.

Если перерасчёты зарегистрировались не так, как ожидали, — например, задвоились, — это разбор для специалиста по ЗУП, и сделать его важно до выплаты, а не после.